Comunicação vem do latim communicatio.onis, que significa "ação de participar”. Trata-se de um processo que envolve a troca de informações entre interlocutores, portanto é mais do que simplesmente transmitir algo, envolve uma reinterpretação eficiente do que foi transmitido. Considerando a eficiência como um elemento determinante do processo, vamos analisar uma situação corriqueira: ao enviar a todos um e-mail tratando de um determinado problema em um projeto ocorre ume explosão de mensagens imediata, seguida por uma luta para manter os tópicos de discussão no rumo e no contexto e , finalmente, uma ocasional incerteza quanto as responsabilidades, perda de documentos e dificuldade em identificar e rastrear todas as decisões tomadas. O fato é que uma falha na comunicação traz uma série de impactos negativos, e dentro deste contexto as falhas tornam-se mais prováveis do que deveriam, por uma série de razões.
Como uma tentativa de minimizar problemas existentes, a gestão da comunicação busca processos que garantam a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição final e imediata das informações do projeto. E dentro deste espectro, sugiram várias ferramentas prometendo resolver problemas de comunicação e colaboração, como o Google Drive, Dropbox, Basecamp, Slack e tantos outros.
O Slack, especificamente, ganhou espaço porque as mensagens aparentemente se tornaram um centro de gravidade maior do que documentos, e esse destaque que a ferramenta tem ganho é demonstrada pelos seus números. Caso você não conheça o Slack, ele é basicamente um serviço de comunicação baseado em nuvem. O nome "Slack" é na verdade um acrônimo para "Searchable Log of All Conversation and Knowledge” e é mais conhecido por fornecer uma plataforma de mensagens em tempo real para as equipes com capacidade de compartilhar arquivos devido sua integração com o Google Drive.
Mas será mesmo que o Slack ganhou essa batalha?
O Slack tem se tornado cada vez mais comum dentro dos projetos e empresas da indústria da construção, mas não parece estar se tornando o sistema nervoso central que sustenta todos os fluxos de trabalho. Ao invés disso o Slack se tornou o 190 para qualquer coisa que não seja possível de ser resolvida nativamente nos softwares já utilizados. Mesmo que isso já seja uma melhora significativa, não significa uma solução definitiva para os problemas de comunicação e colaboração de uma empresa. Processos aprimorados e soluções de software adequadas são necessários para isso.
À medida que o ecossistema de softwares está amadurecendo, sistemas de mensagem estão ficando em última instancia. Quando as coisas correm bem, o trabalho acontece nos softwares nativos (Ex: Revit + BIM360 e equivalentes), tal como a colaboração. Migrar para o Slack acaba sendo (deveria ser) um canal de última instância, para quando não há um processo/fluxo estabelecido (e não o canal a partir do qual se controla tudo). A verdade é que a medida que os softwares evoluem e se integram , há cada vez menos necessidade de utilizar o Slack. Na verdade, um sinal de maturidade é eliminar progressivamente a necessidade de uso do Slack.
Você deve estar se perguntando: afinal, então no que o Slack pode me ajudar?
Toda mensagem no Slack pedindo sua devolutiva em um determinado elemento de projeto é uma falha de processo ou de ferramenta. O local ideal para o Slack no seu fluxo, deve ser trabalhando com excessões. Por definição, qualquer aplicativo que exija que você saia do software no qual você produz para colaborar é contraprodutivo e ineficiente, e não pode ser alinhado ao máximo. Não há problema em deixar seu software nativo de trabalho para exceções e quebras, mas não é ideal quando se trabalha e muito menos para gerir toda sua comunicação.
De maneira simples, o Slack possui duas funções:
Lidar com exceções: quando softwares ou processos específicos não satisfazem o tipo de informação, e a maneira com a qual esta precisa ser compartilhada com as demais partes. E também é o melhor lugar para níveis de estratégia e coordenação que não possuem aplicativos específicos.
Interação social: o Slack facilita a integração entre os funcionários e oferece um centro social para colegas de trabalho, pensando que o trabalho remoto está se tornando muito comum, é um elemento importante trabalhado pela ferramenta.
À medida que os processos de uma empresa amadurecem e os softwares ficam mais sofisticados, o Slack passa a tratar cada vez mais de excessões. A importância da Slack é inversamente proporcional a qualidade dos processos e ferramentas.
Caso você passe a utilizar o Slack como ferramenta central, com processos desestruturados, na prática você pode ter como resultado um verdadeiro caos. As pessoas podem facilmente sufocar umas as outras com uma grande quantidade de mensagens e reduzir a produtividade como um todo.
